UTokyo Slackへの既存ワークスペースの編入（移行）

（2023年9月）この編入（移行）手続きは，2023年8月24日正午をもって受付を終了しました．詳細はお知らせページをご覧ください．

概要

このページでは，UTokyo Slackへの既存ワークスペースの「編入（移行）」手続きについて説明します．この手続きは，現在UTokyo Slack以外でお使いいただいている既存のワークスペースがある場合に，それをUTokyo Slackとして利用するための特別な手続きです．

編入（移行）手続きについては，UTokyo Slack説明会パート2「既存ワークスペースの編入（移行）について」でも説明を行いました．資料と録画を提供していますので，本ページとあわせてご参照ください．

編入（移行）にあたっては，UTokyo Slackにおけるワークスペース運用の制約やルールに沿って利用できることが条件となります．特に，UTokyo Slackでは，UTokyo Accountを持っている構成員のみが利用できる（ワークスペースのメンバーとなれる） ことにご注意ください．その他，編入（移行）後のワークスペースには，「UTokyo Slackにおけるワークスペースの作成と運用」のページに記載されている注意事項などが適用されることになりますので，必ずこのページをすべて熟読した上で手続きを行ってください．

また，編入（移行）手続きは，Slack社において個別の作業が必要となるため，UTokyo Slack全体で1営業日あたり2ワークスペースが上限とされています．このため，時期を区切って希望を受け付けた上で，抽選で実施の順番を決定し，その順番に従って順次処理していく予定です．希望の件数が多い場合，抽選の結果によっては，実際に編入（移行）が行われるまでに相当の期間を要することが想定されます． ※（2022年9月14日）1営業日あたり1ワークスペースが上限と案内していましたが，申込数の状況などを踏まえ，Slack側でリソースを増強していただけました．

このような事情から，UTokyo Slackにおけるワークスペースの利用は新規にワークスペースを作成する形での利用を基本とし，編入（移行）手続きは限定的な対応とせざるを得ませんが，ご理解をお願いいたします．

既存ワークスペースの今後の利用について

既存のSlackワークスペースがある場合の今後の利用については，以下のように，編入（移行）手続き以外による対応もあわせてご検討ください．

UTokyo Slackのワークスペースを新規に作成して利用することもご検討ください．
- 既存ワークスペースのメッセージについては，エクスポートして別の場所で参照できるようにするといった方法で対応することが考えられます．なお，無償利用では参照できる過去のメッセージの範囲に制限がありますが，Slack社が提供している有料プランの無料トライアルで対応できる場合があるかもしれません．
- プログラムを使って，新規に作成したワークスペースで既存ワークスペースのメッセージを擬似的に再現（移植）する，という方法も考えられます（UTokyo Slack説明会パート2「既存ワークスペースの編入（移行）について」でも説明されています）．
- 通常のSlackにはエクスポートしたメッセージをインポートする機能がありますが，UTokyo Slack（「Enterprise Grid」プラン）では基本的に利用できません．
現在の無償利用・有償契約の各プランで引き続き利用することができないか，ご検討ください．また，個別に有償契約を行うこともご検討ください．
- 無償利用では参照できる過去のメッセージの範囲に制限がありますが，定期的にメッセージをエクスポートして別の場所で参照できるようにするといった方法で対応することも考えられます．
- 教育機関としての利用であれば，Slack社が実施している教育支援プログラムによる割引を受けられる場合もあると思われます．なお，教育支援プログラムの手続きについては「東京大学におけるSlack「教育支援プログラム」の申し込み」も参照してください．

自由に参加できるワークスペースである「UTokyo Slack ワークスペース運用情報交換」には，既存のワークスペースの今後の利用について情報交換いただける場も用意しています．UTokyo Slackに自由に参加できるワークスペースの中から選んで参加するのページの手順で参加できますので，ぜひ確認してみてください．

その他のポイント

無償利用のワークスペースを編入（移行）すると，完了後は，メッセージを参照できる範囲の制限が外れ，過去のすべてのメッセージが参照できるようになります．この際，無償利用の間に参照できなくなっていたメッセージについても，再び参照できるようになります．
個別に有償契約していたワークスペースを編入（移行）する際，残りの契約期間の長さにかかわらず，既に支払った料金は一切返金されません．

手続きスケジュールなど

今後の締切は以下の通りです．

8月7日（月）正午：8月第1次締切
- なるべくここまでのお申し込みにご協力ください．
8月24日（木）正午：最終締切
- この締切をもって，編入（移行）手続きの受付を完全に終了します．

（参考）これまでの申込数は以下の通りです．

2022年9月締切分は8月31日（水）から9月9日（金）までの受付で42件でした．
10月締切分は9月29日（木）から10月11日（火）正午までの受付で28件でした．
11月締切分は11月10日（木）正午までの受付で23件でした．
12月締切分は12月7日（木）正午までの受付で9件でした．
2023年1月締切分は1月12日（木）正午までの受付で9件でした．
2月締切分は2月9日（木）正午までの受付で7件でした．
3月締切分は3月9日（木）正午までの受付で9件でした．
4月締切分は4月6日（木）正午までの受付で8件でした．
5月締切分は5月11日（木）正午までの受付で9件でした．
6月締切分は6月8日（木）正午までの受付で5件でした．
7月締切分は7月6日（木）正午までの受付で13件でした．

手続きの流れ

編入（移行）するワークスペースでの準備作業

編入（移行）が実際に行われるまでに，以下の3つの準備作業を行ってください．作業には一定の時間が必要となるため，なるべく申し込み前に着手し，計画的に作業を行うようお願いします．

メンバーのメールアドレス変更など

編入（移行）後も利用するメンバー全員が，メールアドレスを変更し，10桁の共通ID（UTokyo Accountのユーザ名）の後に東京大学であることを表す記号 @utac.u-tokyo.ac.jp を付けたもの（例： 0123456789@utac.u-tokyo.ac.jp ）にしてください．
- Slackのヘルプ「メールアドレスを変更する」に従って，メンバー各自で変更作業を行ってください．※メールアドレス変更の確認メールが 0123456789@utac.u-tokyo.ac.jp 宛に送られますが，このメールアドレス宛のメールは転送されてECCSクラウドメール @g.ecc.u-tokyo.ac.jp に届くようになっているため，ECCSクラウドメールにログインして受け取ってください．
- 個別の有償契約がある場合は，ワークスペースのオーナー・管理者が他のメンバーのメールアドレスを強制的に変更することができます．詳細はSlackのヘルプ「メンバーのメールアドレスを変更する」を参照してください．
UTokyo SlackはUTokyo Account以外のアカウントでは利用できないため，UTokyo Accountをお持ちではない方のアカウントは「解除」してください．また，連絡がつかないなどの事情でメールアドレスを 0123456789@utac.u-tokyo.ac.jp のような形式に変更できない方がいる場合も，編入（移行）後のUTokyo Accountでのサインインができなくなってしまうため，同様にあらかじめ「解除」してください．
- アカウントを「解除」する手順は，Slackのヘルプ「メンバーのアカウントの解除」や「自分の Slack アカウントを解除する」を参照してください．
- アカウントを解除するとそのアカウントは利用できなくなりますが，それまでにそのアカウントが投稿したメッセージが削除されることはありません．
個別の有償契約でゲスト機能を利用している場合，UTokyo Slackではゲスト機能が利用できないため，ゲストのアカウントは，アカウント種別を「通常メンバー」にするか解除してください．

※ワークスペース画面左上のメニューから「設定と管理」にある「メンバーを管理する」を押すと，メールアドレスやアカウント種別が記載されたメンバー一覧が表示できますので，作業にあたって参考にしてください．

「カスタム絵文字」の整理

UTokyo Slackでは，「カスタム絵文字」はUTokyo Slack全体に追加することしかできず，特定のワークスペースだけに追加するということはできないようになっています．この関係で，ワークスペースを編入（移行）すると，そのワークスペースに追加されていたカスタム絵文字は，自動的にUTokyo Slack全体に追加されてしまいます．

そのため，編入（移行）の前に，UTokyo Slack全体で利用することが適切なカスタム絵文字のみを残し，それ以外のカスタム絵文字は削除してください．削除の操作は，ワークスペース画面左上のメニューから「設定と管理」にある「以下をカスタマイズ」を押し，表示された一覧画面から行ってください．

※UTokyo Slackにおけるカスタム絵文字の利用については，「UTokyo Slackの詳細な仕様や設定について」ページの該当箇所もご参照ください．

「コネクト」機能で共有されたチャンネルの解除

個別の有償契約で「コネクト」機能を利用している場合，編入（移行）の際に，共有されているチャンネルが「マルチワークスペースチャンネル」という別の機能を用いたチャンネルに自動的に変換されてしまう場合があります．しかし，この「マルチワークスペースチャンネル」機能には制約や副作用があり，UTokyo Slackでどのように利用するかは検討中の段階にあるため，自動的な変換が行われるとトラブルの原因となる可能性があります．

このため，申し訳ありませんが，「コネクト」機能で他のワークスペースと共有されているチャンネルは基本的に，編入（移行）前に共有を解除するようお願いします．Slackのヘルプ「Slack コネクト : オーガナイゼーションの連携を解除する」の案内を参考に，コネクトされた「オーガナイゼーション」をすべて切断してしまうのが確実です．

なお，編入（移行）完了後に「コネクト」機能を利用することは差し支えありません．お手数ですがあらためて設定をしていただくようお願いいたします．

申し込み

UTokyo Slackへの編入（移行）は，教職員からの申し込みにより受け付けます．

申し込みを行った教職員は，新規ワークスペース作成の申請を行った場合と同様に，そのワークスペースの管理・運用に責任を持つ代表責任者となります．UTokyo Slackが東京大学における活動のため全学的に整備・運用されているシステムであることを踏まえ，適切な利用となるよう管理・運用してください．その他，「UTokyo Slackにおけるワークスペースの作成と運用」のページに記載されている注意事項なども必ず確認してください．
申し込みをする時点から実際の編入（移行）処理が行われるまで，申し込みを行う教職員がそのワークスペースの「プライマリーオーナー」権限を持っているようにしてください．
受付の運用の都合上，申し込みをされる方はあらかじめ，「UTokyo Slack ワークスペース運用情報交換」というワークスペースに参加している必要があります．「UTokyo Slackに自由に参加できるワークスペースの中から選んで参加する」のページの手順に従って参加してください．

申し込みは，本ページ末尾の「UTokyo Slackへの編入（移行）申し込みフォーム」から行ってください．その際に必要な情報は以下のとおりです．

申し込みする方の氏名・共通ID・所属・職名
編入（移行）したいワークスペースのURL
- Slackの各ワークスペースには example.slack.com のようなURLがあり，このURLの情報が必要です．なお，URLが編入（移行）によって変更されることはありません．
ワークスペースの用途・目的（自由記述）
編入処理実施時間帯の希望
- 編入処理の実施中はワークスペースを利用できません．このことを踏まえ，処理が行われる時間の希望を「9:00～18:00」「18:00～9:00」「いつでもよい」の3つの中から選択してください．

申し込みをされた方への連絡を行うため，「UTokyo Slack ワークスペース運用情報交換」ワークスペース内に専用チャンネルを作成しています．申し込み後にチャンネルへのメンバー追加がされますので，確認してください．

スケジュール調整と実施

申し込み後は，以下の流れで手続きが進みます．

申し込みをした方に抽選結果が通知されます．
- 当選した場合，引き続き案内に沿って手続きを進めてください．
- 落選した場合，次回抽選までお待ちいただきます．なお，自動的に次回の抽選に繰り越されますので，再度申し込みをする必要はありません．
Slackの担当者から，編入（移行）の参考資料として「編入前レポート (pre-migration report)」が送付されます．
- メンバー一覧などの情報が記載されているため，上の「編入（移行）するワークスペースでの準備作業」の参考としてください．
実際の編入（移行）処理が行われる日時が決定され，Slackから通知されます．
- 必要に応じて，ワークスペースのメンバーにも周知してください．
決定された日時に編入（移行）処理が行われます．
- 編入（移行）処理中は，そのワークスペースを利用することはできません．編入（移行）処理中にメンバー間で連絡が必要な場合に備えて，別の連絡手段を確保しておくと安心でしょう．
- 編入（移行）処理の開始5分前になると，ワークスペースのメンバーに対してその旨の通知が届きます．

完了後

編入（移行）が完了した後，いくつか確認が必要な点がありますので，以下に説明します．

編入（移行）が完了すると，ワークスペースの「公開範囲」という設定が自動的に「リクエスト制」の状態になっています．「UTokyo Slackにおけるワークスペースの作成と運用」ページの該当箇所の説明を参照し，各ワークスペースで希望する設定に変更してください．
- 「リクエスト制」は，UTokyo Slack内のワークスペース一覧画面にワークスペースが表示され，一覧を見て興味を持った人が参加希望のリクエストを送信できる，という設定です．
編入（移行）後は，各メンバーはUTokyo Accountでサインインしてワークスペースを利用することになります．その際，UTokyo Accountの多要素認証の有効化と情報セキュリティ教育の受講の完了が必須であることに注意してください．　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
ヘルプ：「申し訳ありませんが、サインイン中に問題が発生しました。」または「Sorry, but we’re having trouble signing you in.」というエラーが表示される場合
UTokyo Slackの利用に必要な，情報セキュリティ教育の受講が完了していない可能性があります．情報セキュリティ教育のページを確認し，確認テストに合格してください．テストに合格するとその結果が即座にシステムに反映されます．
それでもうまくいかなければ，サポート窓口に相談してください．

ヘルプ：「これに対するアクセス権がありません」または「You don’t have access to this」というエラーが表示される場合
UTokyo Slackの利用に必要なUTokyo Accountの多要素認証の申請およびその反映が完了していない可能性があります．「UTokyo Account多要素認証の初期設定手順」を最後の「手順4：多要素認証の利用を申請する」まで確実に行って，UTokyo Accountの多要素認証を有効化してください．その後，多要素認証の設定がシステムに反映されるまで約40分かかるので，それまでしばらくお待ちください．
それでもうまくいかなければ，サポート窓口に相談してください．
連携アプリやAPIを利用している場合，インストールや設定のやり直しが必要になる場合があります．各ワークスペースで確認し適宜対応してください．
- 各ユーザーに付与されている内部のIDが変わるため，これを内部で利用している連携アプリに影響が生じると思われます．
- 連携アプリやAPIの機能の一部には，Enterprise Gridプランで利用方法が異なるものなどが少数あるため，これを利用している場合は影響が生じると思われます．
管理の都合上，ワークスペースのプライマリーオーナー権限が「UTokyo Slack Primary Owner」という管理用の特別なアカウントに移譲されます．
- このアカウントを用いてワークスペース内でメッセージ等の情報を取得したり何か操作を行ったりすることはありません．ただし，管理上特にやむを得ない必要がある場合や代表責任者の申請に基づく操作を行う場合を除きます．
- 移譲は，編入（移行）完了から数ヶ月程度の間に行われます．ワークスペース側で特別な操作は不要ですが，その旨の連絡が届く場合がありますので，あらかじめご理解の上，もし承諾を求められた場合は速やかにご承諾ください．

申し込みフォーム

本ページの説明をすべて熟読の上，以下のフォームからお申し込みください．

UTokyo Slackへの編入申し込みフォーム

締切は次の通りです．

8月7日（月）正午：8月第1次締切
- なるべくここまでのお申し込みにご協力ください．
8月24日（木）正午：最終締切
- この締切をもって，本編入（移行）手続きの受付を完全に終了します．以降の送信は受け付けません．