UTokyo Slackへの既存ワークスペースの編入(移行)

目次

2023年10月27日にSlackの新しいデザインが展開されたことに伴い,本ページに記載されている手順が実際の手順と異なることがあります.

新しいデザインについては,「Slackの新しいデザインの展開と説明会開催のお知らせ」を参照してください.

(2023年9月)この編入(移行)手続きは,2023年8月24日正午をもって受付を終了しました.詳細はお知らせページをご覧ください.

概要

このページでは,UTokyo Slackへの既存ワークスペースの「編入(移行)」手続きについて説明します.この手続きは,現在UTokyo Slack以外でお使いいただいている既存のワークスペースがある場合に,それをUTokyo Slackとして利用するための特別な手続きです.

編入(移行)手続きについては,UTokyo Slack説明会 パート2「既存ワークスペースの編入(移行)について」でも説明を行いました.資料と録画を提供していますので,本ページとあわせてご参照ください.

編入(移行)にあたっては,UTokyo Slackにおけるワークスペース運用の制約やルールに沿って利用できることが条件となります.特に,UTokyo Slackでは,UTokyo Accountを持っている構成員のみが利用できる(ワークスペースのメンバーとなれる) ことにご注意ください.その他,編入(移行)後のワークスペースには,UTokyo Slackにおけるワークスペースの作成と運用」のページに記載されている注意事項などが適用されることになりますので,必ずこのページをすべて熟読した上で手続きを行ってください.

また,編入(移行)手続きは,Slack社において個別の作業が必要となるため,UTokyo Slack全体で1営業日あたり2ワークスペースが上限とされています.このため,時期を区切って希望を受け付けた上で,抽選で実施の順番を決定し,その順番に従って順次処理していく予定です.希望の件数が多い場合,抽選の結果によっては,実際に編入(移行)が行われるまでに相当の期間を要することが想定されます. ※(2022年9月14日)1営業日あたり1ワークスペースが上限と案内していましたが,申込数の状況などを踏まえ,Slack側でリソースを増強していただけました.

このような事情から,UTokyo Slackにおけるワークスペースの利用は新規にワークスペースを作成する形での利用を基本とし,編入(移行)手続きは限定的な対応とせざるを得ませんが,ご理解をお願いいたします.

既存ワークスペースの今後の利用について

既存のSlackワークスペースがある場合の今後の利用については,以下のように,編入(移行)手続き以外による対応もあわせてご検討ください

自由に参加できるワークスペースである「UTokyo Slack ワークスペース運用情報交換」には,既存のワークスペースの今後の利用について情報交換いただける場も用意しています.UTokyo Slackに自由に参加できるワークスペースの中から選んで参加するのページの手順で参加できますので,ぜひ確認してみてください.

その他のポイント

手続きスケジュールなど

今後の締切は以下の通りです.

(参考)これまでの申込数は以下の通りです.

手続きの流れ

編入(移行)するワークスペースでの準備作業

編入(移行)が実際に行われるまでに,以下の3つの準備作業を行ってください.作業には一定の時間が必要となるため,なるべく申し込み前に着手し,計画的に作業を行うようお願いします.

メンバーのメールアドレス変更など

※ワークスペース画面左上のメニューから「設定と管理」にある「メンバーを管理する」を押すと,メールアドレスやアカウント種別が記載されたメンバー一覧が表示できますので,作業にあたって参考にしてください.

「カスタム絵文字」の整理

UTokyo Slackでは,「カスタム絵文字」はUTokyo Slack全体に追加することしかできず,特定のワークスペースだけに追加するということはできないようになっています.この関係で,ワークスペースを編入(移行)すると,そのワークスペースに追加されていたカスタム絵文字は,自動的にUTokyo Slack全体に追加されてしまいます.

そのため,編入(移行)の前に,UTokyo Slack全体で利用することが適切なカスタム絵文字のみを残し,それ以外のカスタム絵文字は削除してください.削除の操作は,ワークスペース画面左上のメニューから「設定と管理」にある「以下をカスタマイズ」を押し,表示された一覧画面から行ってください.

※UTokyo Slackにおけるカスタム絵文字の利用については,「UTokyo Slackの詳細な仕様や設定について」ページの該当箇所もご参照ください.

「コネクト」機能で共有されたチャンネルの解除

個別の有償契約で「コネクト」機能を利用している場合,編入(移行)の際に,共有されているチャンネルが「マルチワークスペースチャンネル」という別の機能を用いたチャンネルに自動的に変換されてしまう場合があります.しかし,この「マルチワークスペースチャンネル」機能には制約や副作用があり,UTokyo Slackでどのように利用するかは検討中の段階にあるため,自動的な変換が行われるとトラブルの原因となる可能性があります.

このため,申し訳ありませんが,「コネクト」機能で他のワークスペースと共有されているチャンネルは基本的に,編入(移行)前に共有を解除するようお願いします.Slackのヘルプ「Slack コネクト : オーガナイゼーションの連携を解除する」の案内を参考に,コネクトされた「オーガナイゼーション」をすべて切断してしまうのが確実です.

なお,編入(移行)完了後に「コネクト」機能を利用することは差し支えありません.お手数ですがあらためて設定をしていただくようお願いいたします.

申し込み

UTokyo Slackへの編入(移行)は,教職員からの申し込みにより受け付けます.

申し込みは,本ページ末尾の「UTokyo Slackへの編入(移行)申し込みフォーム」から行ってください.その際に必要な情報は以下のとおりです.

申し込みをされた方への連絡を行うため,「UTokyo Slack ワークスペース運用情報交換」ワークスペース内に専用チャンネルを作成しています.申し込み後にチャンネルへのメンバー追加がされますので,確認してください.

スケジュール調整と実施

申し込み後は,以下の流れで手続きが進みます.

  1. 申し込みをした方に抽選結果が通知されます.
    • 当選した場合,引き続き案内に沿って手続きを進めてください.
    • 落選した場合,次回抽選までお待ちいただきます.なお,自動的に次回の抽選に繰り越されますので,再度申し込みをする必要はありません.
  2. Slackの担当者から,編入(移行)の参考資料として「編入前レポート (pre-migration report)」が送付されます.
    • メンバー一覧などの情報が記載されているため,上の「編入(移行)するワークスペースでの準備作業」の参考としてください.
  3. 実際の編入(移行)処理が行われる日時が決定され,Slackから通知されます.
    • 必要に応じて,ワークスペースのメンバーにも周知してください.
  4. 決定された日時に編入(移行)処理が行われます.
    • 編入(移行)処理中は,そのワークスペースを利用することはできません.編入(移行)処理中にメンバー間で連絡が必要な場合に備えて,別の連絡手段を確保しておくと安心でしょう.
    • 編入(移行)処理の開始5分前になると,ワークスペースのメンバーに対してその旨の通知が届きます.

完了後

編入(移行)が完了した後,いくつか確認が必要な点がありますので,以下に説明します.

申し込みフォーム

本ページの説明をすべて熟読の上,以下のフォームからお申し込みください.

UTokyo Slackへの編入申し込みフォーム

締切は次の通りです.

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