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UTokyo Slackにおけるワークスペースの作成と運用

Slackでは，コミュニケーションを行おうとする関係者は「ワークスペース」と呼ばれる単位に集まります．利用者がSlackで他の利用者とやり取りするには，ワークスペースのメンバーとなる必要があります．

このページでは，この「ワークスペース」をUTokyo Slack内に作成する方法や，ワークスペースの管理・運用を担当する方に理解していただきたい事項について，説明します．

UTokyo Slackについては，「UTokyo Slack説明会」を3回に分けて開催し，利用したい方・利用に興味をお持ちの方へ向けて説明を行いました．資料と録画を提供していますので，本ページとあわせてご参照ください．

はじめに

概要と注意事項

  • UTokyo Slackにおけるワークスペースの作成は，教職員からの申請により受け付けます．
    • 申請を行った教職員が，そのワークスペースの管理・運用に責任を持つ代表責任者となります．UTokyo Slackが東京大学における活動のため全学的に整備・運用されているシステムであることを踏まえ，適切な利用となるよう管理・運用してください．
    • 代表責任者には，定期的に（1年に1回程度を予定）ワークスペースの利用状況を報告していただくほか，必要に応じてワークスペースの利用について確認させていただく場合があるため，メールやSlackのメッセージでの連絡を受け取れるようにしておいてください．
  • UTokyo Slackは，Slackの「Enterprise Grid」プランの契約により整備・運用されています．このプランでは，東京大学全体で一つの「オーガナイゼーション」という管理単位があり，それぞれのワークスペースはそのオーガナイゼーション内に作成されるため，通常のSlackワークスペースとは仕様が異なる点があります．主なポイントを以下に挙げますが，詳細は「UTokyo Slackの詳細な仕様や設定について」を参照してください．
    • 各ユーザーのプロフィールはオーガナイゼーション全体で共通となります．また，「カスタムプロフィールフィールド」はオーガナイゼーション単位でしか設定できないため，ワークスペース単位では利用できません．
    • 「カスタム絵文字」はUTokyo Slack全体に追加することしかできず，特定のワークスペースだけに追加するということはできません．
    • 管理の都合上，「UTokyo Slack Primary Owner」という管理用の特別なアカウントが各ワークスペースに参加した状態となっています．このアカウントは，各ワークスペースの最上位の権限（プライマリーオーナー権限）を持つメンバーとなっていますが，このアカウントを用いてワークスペース内でメッセージ等の情報を取得したり何か操作を行ったりすることはありません．ただし，管理上特にやむを得ない必要がある場合や代表責任者の申請に基づく操作を行う場合を除きます．
  • UTokyo Slackの利用対象者（UTokyo Slack内のワークスペースのメンバーとなれる者）は，UTokyo Accountを持っている構成員です．
  • 新規にワークスペースを作成するのではなく，現在UTokyo Slack以外でお使いいただいている既存のワークスペースをUTokyo Slackとして利用したい場合のために，以前は編入（移行）という特別な手続きが存在しました．しかし，この手続きは2023年8月で新規の受付を終了したため，今後この手続きを利用することはできなくなりました．詳細はお知らせページをご覧ください．

運用のヒント

このページでは，ワークスペースの管理・運用について，UTokyo Slackに特有の事項を中心に説明します．ワークスペースをコミュニケーションの場として活用するにあたって，「チャンネル」などのSlackの機能をどのように使うか，などについては以下の情報もあわせてご参照ください．

ワークスペースの作成と運用の詳細

新規ワークスペースの作成申請

新規ワークスペースの作成申請は，本ページ末尾の「UTokyo Slack 新規ワークスペース作成申請フォーム」から行ってください．

申請受付の運用の都合上，申請をされる方はあらかじめ，「UTokyo Slack ワークスペース運用情報交換」というワークスペースに参加している必要があります．「UTokyo Slackに自由に参加できるワークスペースの中から選んで参加する」のページの手順に従って参加してください．

また，申請の際に必要な情報は以下のとおりです．

  • 申請する方の氏名・所属・職名
  • ワークスペースのURL
    • 個々のワークスペースには example.slack.com のようなURLが与えられます．申請者でこの example の部分を決めて申請してください．
    • 英字（小文字）・数字・ハイフンのみ使用可能です（アンダースコア等の他の記号は使えません）．少なくとも英字を必ず1文字入れてください．ハイフンで始まったり終わったりすることはできません．文字数は21文字までです．
    • URLが既に存在する他のワークスペースと重複している場合，使用できません．希望するURLにアクセスして「✕✕にサインインする」と表示される場合は使用できないURLですので，あらかじめ確認した上で申請してください．
  • ワークスペースの名前
    • 50文字以内の名前を決めて申請してください．
    • 日本語が使えます．
    • UTokyo Slack内の他のワークスペースと全く同じ名前にはできません．重複があった場合は申請の受付後に連絡して変更を依頼します．
  • ワークスペースの用途・目的（自由記述）

申請の承認後，ワークスペースが作成されると，申請者（申請フォームを送信した方）の「ワークスペースディレクトリ」画面に表示されますので，確認してください（承認に時間がかかることがありますので，表示されない場合は，申し訳ありませんがしばらく待ってみてください）．また，申請に問題があった場合は，申請者のECCSクラウドメール宛にメールが送られますので，確認してください．

メンバーの招待

ワークスペースの作成直後には申請者（代表責任者）のみがメンバーとなっている状態のため，ワークスペース内でやり取りをするためには，やり取りしたい相手にメンバーとして参加してもらう必要があります．ワークスペースに参加してもらう方法はいくつかありますが，ここでは特定の相手を招待して参加してもらう方法を説明します．

メンバーとして招待できるのは，UTokyo Accountを持っている構成員です．招待を受けた人が実際に利用するにあたっては，情報セキュリティ教育の受講の完了とUTokyo Accountの多要素認証の有効化が必須です．

招待する際は，メールアドレスとして，参加してもらいたい人の10桁の共通ID（UTokyo Accountのユーザ名）の後に東京大学であることを表す記号 @utac.u-tokyo.ac.jp を付けたもの（例： 0123456789@utac.u-tokyo.ac.jp ）を入力してください．具体的な手順は次の通りです．

  1. PCでワークスペースの画面を開いてください．
  2. 左上の「UTokyo Slack」と書かれている部分を押してください．
  3. メニューが表示されるので，「UTokyo Slackにメンバーを招待する」を選んでください．
  4. 「UTokyo Slackにメンバーを招待する」というダイアログが表示されるので，招待するワークスペースを選択し，「次へ」を押してください．
  5. 「送信先」欄に，参加してもらいたい人の10桁の共通ID（UTokyo Accountのユーザ名）の後に東京大学であることを表す記号 @utac.u-tokyo.ac.jp を付けたもの（例： 0123456789@utac.u-tokyo.ac.jp ）を入力してください．※ 0123456789@utac.u-tokyo.ac.jpのような形式以外のメールアドレスであっても，システム上は招待を行うことが可能となっていますが，UTokyo Account以外でUTokyo Slackにサインインすることはできないため，実際に利用することはできません．
  6. 「招待の種類」は「メンバー」を選んでください．※「ゲスト」という選択肢も表示されますが，UTokyo Slackでは「ゲスト」機能を無効化しているため，利用できません．詳細は「UTokyo Slackの詳細な仕様や設定について」ページの該当箇所を参照してください．
  7. 招待した相手に招待メッセージが送られます．メッセージを受け取った後の手順については，「UTokyo Slackに特定のワークスペースから招待を受けて参加する」のページを参照してください（相手にこのページのURLを伝えておくとスムーズでしょう）． ※招待メッセージはメールかSlack上のメッセージのどちらかで送られます．なお，メールの場合，宛先はメールアドレスとして入力した 0123456789@utac.u-tokyo.ac.jp になりますが，このメールアドレス宛のメールは転送されてECCSクラウドメール @g.ecc.u-tokyo.ac.jp に届くようになっているため，ECCSクラウドメールにログインして受け取ってください．

管理・運用に関する権限などについて

オーナー・管理者の権限付与について

Slackでは，ワークスペースに参加しているメンバーに，ワークスペースの管理・運用に関する操作など特別な操作を行う権限を与えることができます．権限には，特別な操作のほぼすべてが行える「オーナー」権限と，特別な操作のうち一部のみが行える「管理者」権限の2種類があります．

  • UTokyo Slackにおいては，ワークスペースの作成直後には，申請者（代表責任者）にオーナー権限が付与された状態としています．
  • オーナーは他のメンバーにオーナー権限や管理者権限を付与することができます．また，オーナーは管理者権限を持つメンバーから権限を削除することができます．
  • 管理者は他のメンバーに管理者権限を付与することができます．
  • オーナー権限の削除は，通常の操作ではできませんが，個別に対応します（代表責任者から連絡フォームでご連絡ください）．

オーナー・管理者の権限を持つメンバーは，分担責任者として，代表責任者と共同で，ワークスペースが適切に利用されるよう管理・運用する責任を持つことになります．また，分担責任者が付与された権限を利用して行った操作に対しては，間接的に代表責任者が責任を持つことになります．この点をご理解の上であれば，代表責任者が適切なメンバーに権限を付与し，複数人で管理・運用を行うことは差し支えありません．

メンバーの権限を付与・削除する具体的な手順は次の通りです．

  1. PCでワークスペースの画面を開いてください．
  2. 左上の「UTokyo Slack」と書かれている部分を押してください．
  3. メニューが表示されるので，「ツールと設定」にある「メンバーを管理する」を選んでください．
  4. 「メンバーを管理する」というダイアログが表示されるので，メンバーを管理するワークスペースを選択し，「開く」を押してください．
  5. メンバーの一覧が表示されるので，権限を付与・削除したいメンバーを探し，そのメンバーのメニューボタン（「氏名」列に表示されている点が3つ並んだアイコン）を押してください．
  6. 表示されるメニューの「アカウント種別を変更する」を押してください．
  7. 希望の権限（アカウント種別）を選択し，「保存」を押してください．

代表責任者の引き継ぎについて

UTokyo Slackでは，システム上のオーナー・管理者の権限とは別に，各ワークスペースで管理・運用に責任を持つ代表責任者がどなたであるかを管理しています．ワークスペース作成の時点では，作成の申請をされた方を代表責任者として扱います．代表責任者を他の方に引き継ぎたい場合は，次の要領で手続きしてください．

  • 新しい代表責任者の方は，あらかじめ当該ワークスペースに参加し，オーナー権限を付与された状態にしておいてください．
    • 不備がある場合，手続き時に強制的に修正します．
  • 現在の代表責任者と新しい代表責任者の方の双方から，連絡フォームにて以下の情報をご連絡ください．
    • ワークスペースのURL（ example.slack.com のようなURL）
    • 現在の代表責任者の共通ID・氏名・所属・職名
    • 新しい代表責任者の共通ID・氏名・所属・職名
  • 特に申告がなければ，現在の代表責任者のオーナー権限は削除しません．削除が必要であれば，連絡時にその旨をあわせてお知らせください．

特に，代表責任者の方が退職等により離籍する場合，そのままではワークスペースの管理・運用に責任を持つ方が不在となってしまい，利用の継続に問題が生じますので，必ず事前にこの代表責任者の引き継ぎ手続きを行ってください．

「プライマリーオーナー」権限について

本来，Slackには「オーナー」と「管理者」のほかに，最上位の権限である「プライマリーオーナー」という権限がありますが，UTokyo Slackでは管理の都合上，ワークスペースの利用者に対してはこの権限を付与していません．「UTokyo Slack Primary Owner」という管理用の特別なアカウントがあり，このアカウントがプライマリーオーナー権限を持つようになっています．なお，このアカウントを用いてワークスペース内でメッセージ等の情報を取得したり何か操作を行ったりすることはありません（ただし，管理上特にやむを得ない必要がある場合や代表責任者の申請に基づく操作を行う場合を除きます）．

ワークスペースの公開範囲

UTokyo Slackでは，ワークスペースにメンバーとして参加してもらう方法が大きく分けて2つあります．1つは，参加してもらいたい人を招待するという方法で，これについては上でも説明した通りです．もう1つの方法は，UTokyo Slack内のワークスペース一覧画面からワークスペースを探し出せるようにしておき，一覧を見て興味を持った人に参加してもらう，という方法です．なお後者の方法では，誰でも個別の許可なしで参加できる設定と，参加時に個別に許可が必要な設定を選べます．

ワークスペースを一覧画面に表示するかどうかや，一覧画面からの参加時に個別の許可が必要かどうかは，ワークスペースごとに設定できます．なお，ワークスペースの作成直後には一覧画面に表示されない設定となっています．

設定を変更する手順は以下の通りです．

  1. PCでワークスペースの画面を開いてください．
  2. 左上の「UTokyo Slack」と書かれている部分を押してください．
  3. メニューが表示されるので，「ツールと設定」にある「ワークスペースの設定」を選んでください．
  4. 「ワークスペースの設定」というダイアログが表示されるので，設定を行うワークスペースを選択し，「開く」を押してください．
  5. 「設定と権限」という画面が表示されるので，「設定」タブにある「ワークスペースへのアクセス」という項目を探し，右の「開く」を押してください．
  6. 以下の4種類の選択肢が表示されるので，希望の設定を選び，「保存する」を押してください．
    • 公開：UTokyo Slack内のワークスペース一覧画面にワークスペースが表示され，一覧を見て興味を持った人が個別の許可なく自由に参加できるような公開範囲です．もちろん，特に参加してもらいたい人を個別に招待することもできます．東京大学の構成員に広く参加してほしいオープンな場としての利用に適しています．
    • リクエスト制：UTokyo Slack内のワークスペース一覧画面にワークスペースは表示されるものの，自由には参加できず，参加希望のリクエストを送信した上で参加の許可を得る必要があるような公開範囲です．参加を希望する人がリクエストを送信すると，ワークスペースの管理・運用を担当する方に通知が送られ，参加を承認または拒否することができます．もちろん，特に参加してもらいたい人を個別に招待することもできます．東京大学の構成員に広く参加してほしいものの，ある程度参加者を管理したい場合に適しています．
    • 招待制：UTokyo Slack内のワークスペース一覧画面にワークスペースは表示されるものの，自由には参加できず，参加希望のリクエストさえ送信できないような公開範囲です．参加してもらいたい人を個別に招待する必要があります．
    • 非公開：UTokyo Slack内のワークスペース一覧画面にワークスペースは表示されず，招待された人のみがワークスペースに参加できるような公開範囲です．UTokyo Slackでは，ワークスペースを新たに作成するときは，この公開範囲で作成します．限られたメンバーのみで利用したいワークスペースに適しています．

新規ワークスペース作成申請フォーム

本ページの説明をすべて熟読の上，下のフォームから申請してください．

次の点に特にご注意ください．

  • ワークスペースのURLに問題のある申請が多くなっています．上の「新規ワークスペースの作成申請」の部分の説明をよく読み，入力内容を再度確認してから申請してください．
  • 申請フォームを送信した方が申請者（代表責任者）となります．代理申請はできません．
  • 申請の承認後，ワークスペースが作成されると，申請者（申請フォームを送信した方）の「ワークスペースディレクトリ」画面に表示されますので，確認してください（承認に時間がかかることがありますので，表示されない場合は，申し訳ありませんがしばらく待ってみてください）．また，申請に問題があった場合は，申請者のECCSクラウドメール宛にメールが送られますので，確認してください．
新規ワークスペース作成申請フォーム

※申請フォームにアクセスするには，UTokyo AccountでMicrosoftにサインインしている必要があります．

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