Zoom ミーティングの管理とそれに関わる役割(ホスト・共同ホスト・代替ホストなど)について

目次

Zoom ミーティングを管理する

ミーティング管理機能の種類

Zoom ミーティングを管理するための機能は,「ミーティングの設定変更や記録確認に関する機能」と「ミーティングの進行に関する機能」の二つに大きく分類することが可能です.ミーティングの管理に関わる役割(後述する「ホスト」「共同ホスト」など)が利用することのできる機能のそれぞれの範囲は,この枠組みを用いることで整理することができます.たとえば,ホストは2種類の機能の両方が使える一方で,共同ホストは後者の「ミーティングの進行に関する機能」しか使うことができません.

ミーティングの設定変更や記録確認に関する機能

ミーティングの設定変更や記録確認に関する機能としては,具体的には以下の機能が挙げられます.

ミーティングの進行に関する機能

ミーティングの進行に関する機能としては,具体的には以下の機能が挙げられます.

ミーティングの管理の方法

ミーティングを作成した人は原則として1自動的に「ホスト」という役割に割り当てられ,上記の2種類の管理機能の両方が利用可能です.加えて作成者以外の方を「共同ホスト」「代替ホスト」といった役割に設定することで,ミーティングの管理を補助してもらうことができます.これらのミーティングの管理に関わる役割について,以下で説明します.

ホスト

ホストとは

ホストとは,ミーティングの作成者に対して付与される役割のことです.一つのミーティングに対し,一人だけ存在します.ミーティング中に誰がホストになっているかを確認するには,ミーティング画面下部の「参加者」ボタンを選択してください. 表示された参加者の一覧のうち,ホストになっている参加者には名前の右側に「(ホスト)」の表示があります.

ホストができること

ホストは,ミーティングの設定変更や記録確認に関する機能と,ミーティングの進行に関する機能の両方が利用でき,ミーティングの管理に関する役割の中で最も多くの機能を扱える役割です.

ホストの譲渡

ホストが利用できる2つの機能のうち,ミーティングの進行に関する機能を行う権限に関しては,ミーティングの開催中に他の参加者に譲渡することが可能です.ミーティングの設定変更や記録確認に関する機能については譲渡することはできません.

ホストの譲渡は,自身からホスト権限を解除して,なおかつ他の参加者にホスト権限を割り当てたい場合に利用します.たとえば,本来ホストとして表示されるべき人の代わりにミーティングを作成してしまった場合や,自分がホストであることを他の参加者に対して明示したくない場合に利用することが考えられます.ミーティングが自身のものの場合2,譲渡したホストは「ホストの再要求」で再びホストに戻ることが可能です.手順については,ホストの譲渡の手順をご覧ください.

ホストキー

ホストは,あらかじめ他のユーザーに「ホストキー」とよばれるコードを共有しておくことで,ミーティング開始時に自身が不在の場合であっても,代わりに他のユーザーにホストを務めてもらうことができます.この機能は,ホストがミーティングに遅れて参加する場合3で,他のユーザーに一時的にホストを担ってもらいたい場合などに利用します.この場合,元々のホストがミーティングに参加すると「共同ホスト」に割り当てられますが,「ホストの再要求」を行うことでホストに復帰することが可能です.

ホストキーはホストキーを発行したホストが作成した全てのミーティングに対して共通なため,セキュリティ上慎重な運用が求められます.一時的にホストを担ってもらいたい方が東京大学の Zoom アカウントを利用している場合は,下で説明する「代替ホスト」に割り当てた方が便利な場合があります. 利用手順については,ホストキーの利用手順をご覧ください.

ホストの退出

ホストが進行中のミーティングを退出する場合,以下のように「全員に対してミーティングを終了」と「ミーティングを退出」の2つの選択肢が表示されることがあります. これは,1つのミーティングに対しては原則として4常に1人のホストが存在している必要があるため,ホストがミーティングを退出する場合,ミーティング自体を終了させるか他の参加者にホストを移動させる必要があるために表示されているものです.

ホストの退室に伴ってミーティングを終了させる場合,「全員に対してミーティングを終了」を選択してください.もし,ホストが退出した後も他の参加者にホストを移動させてミーティングを継続させたい場合は,「ミーティングを退出」を選択したあと,ホストを移動させたい参加者を選択して,「割り当てて退出する」を選択してください.

ホストの意図しないミーティング離脱

インターネット回線が切断されたなどの理由でホストが意図せずミーティングから離脱することになった場合,一定時間経過後,以下の順番で他の参加者にホストが移動することが確認されています.元々のホストは,再度ミーティングに参加することにより自動的にホストを回復することができます.

上記の動作により,ミーティングに共同ホストが存在しない状態でホストが意図せず離脱した場合,想定しない参加者にホストが移動してしまう可能性があります.悪意のある参加者にホストが移動する可能性を低減するため,不特定多数が参加するミーティングにおいては共同ホストを設定することを推奨します.

ホストを回復する

ホストが他の参加者に移動したあと(ホストの譲渡ホストキーの使用ホストの退出ホストの意図しないミーティング離脱などによる),元々のホストが再びホストに戻ることを希望する場合は,以下の手順でホストを回復することができます.この機能を実行できるのは,自分自身のミーティングについてのみであり,たとえば「代替ホスト」を設定されたことで他者のミーティングのホストになっていた場合は実行することはできません. ミーティング中の「参加者」欄に表示されている自身の名前にマウスを合わせ,表示されたケバブメニュー(「…」のアイコン)をクリックし,「ホストの再要求」を選択することで,再びホストに戻ることが可能です.

共同ホスト

共同ホストとは

共同ホストとは,あるミーティングにおいて,ミーティングの進行に関する機能に関して,ホストから管理権限を付与された役割のことです.ホストと異なり,同一ミーティングに対し複数名が存在することが可能です.ミーティング中に誰が共同ホストになっているかを確認するには,「参加者」ボタンを選択してください. 表示された参加者の一覧のうち,共同ホストになっている参加者には,名前の右側に「(共同ホスト)」の表示があります.

共同ホストができること・できないこと

共同ホストを使うとき

具体的には,以下のような状況で使うことが想定されます.

共同ホストに設定する手順

ミーティング進行中に他の参加者を指定する

ホストは,ミーティングの進行中に他の参加者を指定することで共同ホストに設定することが可能です.具体的な手順は以下の通りです.

  1. ミーティング画面下部の「参加者」ボタンを選択してください.
  2. ミーティング中の「参加者」欄に表示されている自分以外の参加者のうち,共同ホストに割り当てたい参加者にマウスを合わせてください.
  3. 表示されたケバブメニュー(「…」のアイコン)をクリックし,「共同ホストに指定」を選択してください.
  4. 共同ホストの設定が完了しました.必要に応じて共同ホストになっていることを確認することができます.

なお,必要が済んで共同ホストを解除する場合は,「共同ホスト権限を削除」を選択してください.

事前に共同ホストを設定する

進行中に指定する方法では,ミーティング開催中にしか共同ホストを設定することができません.ミーティングの開始前にあらかじめ共同ホストを設定しておきたい場合は,指定したい東京大学の Zoom アカウントを,下で説明する「代替ホスト」に指定することで実現できます.これは,代替ホストに指定されたユーザーがミーティングに参加した場合,ホストもしくは共同ホストとして設定されるからです.この方法を用いることで,定期的なミーティングの場合などで毎回共同ホストを設定する手間を省くことが可能です.

代替ホスト

代替ホストとは

代替ホストとは,あるミーティングにおいて,そのミーティングの開始権限をホストから付与された役割です.ホストと異なり,同一ミーティングに対し複数名が存在することが可能です.代替ホストとして指定されたユーザーは,実際のミーティング内ではホストもしくは共同ホストとして表示されます.ホストと代替ホストの中で,一番最初にミーティングに参加したユーザーがミーティング内でのホストとなり,それ以外は共同ホストとして表示されます.なお,代替ホストに設定できるのは,東京大学の Zoom アカウントに限定されます

代替ホストができること・できないこと

代替ホストを使うとき

具体的には,以下のような状況で使うことが想定されます.

代替ホストを設定する

他のユーザーを代替ホストに設定する方法について,Webブラウザでの手順を説明します.アプリやプラグインなどでの手順については,公式サポートページをご覧ください.→ スケジュール作成特権

  1. Zoom ウェブポータルの「ミーティング」ページにアクセスしてください.
  2. 新しくスケジュールするミーティングに代替ホストを設定する場合は「ミーティングをスケジュール」を選択してください. 既に作成したミーティングに代替ホストを追加する場合は,「予定されているミーティング」を選択し,一覧に表示されているミーティングにカーソルを合わせてください.新しく「編集」が表示されるのでこれを選択してください.
    • 新しくスケジュールするミーティングに代替ホストを設定する場合
    • 既に作成したミーティングに代替ホストを追加する場合
  3. ミーティングのスケジュール・編集画面で「オプション」の項目の [表示] を選択してください.
  4. 「代替ホスト」欄に,追加対象のユーザーの「10桁の共通ID+@utac.u-tokyo.ac.jp」(例:1234567890@utac.u-tokyo.ac.jp)を入力してください.
    • なお,間違えて登録してしまった場合などでは,×マークを選択することで削除できます.
  5. 「保存」を選択して完了してください.

スケジュール作成特権

スケジュール作成特権とは

スケジュール作成特権とは,他のユーザーに対し,自身のものとして新しいミーティングを作成させ,またすでに作成された自身のミーティングを編集することを許可する機能のことです.スケジュール作成特権を設定されたユーザー(以下「子ユーザー」とする)は,設定したユーザー(以下「親ユーザー」とする)のすべてのミーティングにおいて代替ホストとして設定されるため,セキュリティ上慎重な運用が必要になります.なお,スケジュール作成特権を付与できるのは,東京大学の Zoom アカウントに限定されます.スケジュール作成特権を設定されたユーザーは,Zoom プラグイン・アドイン・アドオンを用いることで,Outlook やGoogle カレンダーなどからミーティングを管理することも可能です. 利用手順についてはスケジュール作成特権の利用手順をご覧ください.

スケジュール作成特権の下でできること・できないこと

スケジュール作成特権を使うとき

具体的には,以下のような状況で使うことが想定されます.

各種操作の手順

ここでは,これまでに説明したそれぞれの機能を利用するための具体的な手順を列挙しています.それぞれの機能について,上述の説明をお読みになったうえで操作ください.

ホストの譲渡の手順

  1. ミーティング画面下部の「参加者」ボタンを選択してください.
  2. ミーティング中の「参加者」欄に表示されている自分以外の参加者のうち,ホストに割り当てたい参加者にマウスを合わせてください.
  3. 表示されたケバブメニュー(「…」のアイコン)をクリックし,「ホストに指定」を選択してください.

ホストキーの利用手順

ホスト側の操作

ホストは,以下の手順で自身のホストキーを取得・編集するすることができます.取得したホストキーは,ホストを務めてもらいたいユーザーに共有します.

  1. Zoom ウェブポータルの「プロフィール」ページにアクセスしてください.
  2. “Meeting”欄まで移動し,「ホストキー」の横にある瞳のアイコンをクリックしてください.表示された6桁の数字がホストキーです.
    • もし,ホストキーが意図しない他者に知られてしまった場合などで,新しくホストキーを設定することを希望する場合,右側の[編集]から設定することができます.
  3. 取得したホストキーを,ホストを務めてもらいたいユーザーに共有してください.

ホストキーを使用する側の操作

ホストからホストキーを共有されたユーザーは,以下の手順でホストになることができます.

  1. ホストが不在のミーティングに入室してください.
  2. 「参加者」ボタンを選択してください.
  3. 参加者欄の下部にある「ホストの要求」を選択してください.
  4. ホストから共有されたホストキーを入力してください.
  5. 入力を進めると「ホストの要求」が新しく表示されます.最後まで入力が完了したらこれを選択してください.
  6. ホストの取得が完了しました.必要に応じて自分がホストになっていることを確認することができます.

スケジュール作成特権の利用手順

スケジュール作成特権を設定する

親ユーザーが子ユーザーにスケジュール作成特権を設定する具体的な手順は以下の通りです.

  1. Zoom ウェブポータルの「設定」ページにアクセスしてください.
  2. 「ミーティング」タブを選択し,「その他」欄の「スケジュールする権限」まで移動し,[追加]を選択してください.
  3. 「ユーザー」欄下部の[追加]を選択してください.
  4. 「ユーザー」欄に,子ユーザーとしたい方の「10桁の共通ID+@utac.u-tokyo.ac.jp」(例:1234567890@utac.u-tokyo.ac.jp)を入力してください.
    • なお,間違えて入力してしまった場合などでは,ゴミ箱マークを選択することで削除できます.
  5. 子ユーザーが非公開になっているミーティングを管理できるようにするか選択してください. この選択肢は,「カレンダーと連絡先の連携」を使用している場合に外部のカレンダーサービスに予定として登録したミーティングを管理する際の権限に関わるものです. 有効にした場合,子ユーザーは外部のカレンダーサービス上で予定を「非公開」としたミーティングの詳細(招待リンク,ミーティング トピック,出席者リスト)の表示・編集が可能になります. 無効にした場合,子ユーザーはそのようなミーティングについて「予定あり」として存在は確認できますが,その詳細の表示・編集はできません.カレンダーと連絡先の連携を使用していない場合はどちらを選択しても利用上の差異はありませんが,将来に連携機能を利用した場合に意図せずに子ユーザーに非公開になっているミーティングの管理権限が与えられてしまうことを防ぐために,現時点では無効にしておくことを推奨します.
    • 有効の場合の子ユーザー側の表示
    • 無効の場合の子ユーザー側の表示
  6. 「保存」を選択して完了してください

スケジュール作成特権を用いてミーティングをスケジュール・編集する

スケジュール作成特権を用いてのミーティングのスケジュールと編集について,Webブラウザでの手順を説明します.アプリやプラグインなどでの手順については,公式サポートページをご覧ください.→ スケジュール作成特権

Footnotes

  1. 例外として,後述するスケジュール作成特権を用いてミーティングを作成した場合には付与されません.

  2. 代替ホスト」に設定されるなどで,ミーティング中にホストであっても自身のミーティングではない場合が存在します.

  3. ホストがミーティングを開始する前に参加者がミーティングに参加するためには,ミーティング作成時の詳細オプションで「参加者に参加を許可する任意の時間」を有効にしている必要があります.

  4. ミーティング作成時の詳細オプションで「参加者に参加を許可する任意の時間」を有効にしている場合,ホストが参加するまでの間は,ホスト不在でミーティングが進行します.

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