「コネクト」機能を用いて学外者と一緒にUTokyo Slackを利用する

概要

UTokyo Slackでは，利用対象者をUTokyo Accountを持っている構成員としています．UTokyo Accountをお持ちでない方（学外の方）は，利用対象者とならないため，UTokyo Slackのワークスペースにメンバーとして参加することはできません．しかし，Slackの「コネクト」という機能を用いることで，学外の方と一緒にUTokyo Slackを利用することは可能です．このページでは，その方法について説明します．

Slackの「コネクト」機能は，複数のワークスペースを連携するための機能で，ワークスペース間で共有されたチャンネルを作成できるというものです．通常，Slackのチャンネルはある1つのワークスペースの中に存在しますが，「コネクト」機能でチャンネルの共有を行うと，1つのチャンネルが複数のワークスペースに共通して存在するような状態になります．これにより，別々のワークスペースにいるメンバーが，ワークスペースを越えてやり取りできるようになります．

この機能を用いて，UTokyo Slackのワークスペースと，学外の方の参加している外部（UTokyo Slack以外）のワークスペースと，の2つのワークスペースの間で共有されたチャンネルを作成することで，学外の方と一緒にUTokyo Slackを利用することが可能になります．

ただし，「コネクト」機能はひとつの便利な手段ではありますが，どんな場合にでもおすすめできるわけではありません．あくまで2つのワークスペースを連携して利用するものであるため，やりたいことがうまく実現できない可能性や，1つのワークスペースのみでの通常の利用とは使い勝手が異なり思ったように利用できない可能性もあります．場合によっては，UTokyo Slackを使わずに無償利用・有償契約の各プランで独自にSlackを利用する方がよいケースもあるかもしれません．まずは，以下の詳細な説明もご一読の上，やりたいことが「コネクト」機能によって実現できそうか，よくご検討ください．

「コネクト」機能による利用イメージ

まずは基本的な場合として，他大学や企業など，学外の組織に所属する方と一緒にSlackを利用したい場合の利用イメージを紹介します．この場合，学外の組織にSlackワークスペースがあれば（あるいはこの機会に学外の組織がSlackワークスペースを作成すれば），UTokyo Slackのワークスペースと学外の組織のワークスペースとの間でチャンネルを共有することで，一緒にSlackを利用することができます．学内の構成員はUTokyo Slackのワークスペースから，学外の方は所属する組織のワークスペースから，それぞれ共有されたチャンネルにアクセスして，やり取りを行うことになります．

また，特定の組織に所属していない学外の方と一緒にSlackを使いたい場合もあるでしょう．たとえば，東京大学として行う企画（公開講座など）に参加する人とやり取りしたい，研究室で卒業生とやり取りしたい，といった場合です．このような場合は，UTokyo Slackのワークスペースとは別に，学外の方が参加するためのワークスペースを独自に作成し，これら2つのワークスペースの間でチャンネルを共有して利用することが考えられます．なおこの場合は，運営にあたる何人かの学内構成員は，学外の方用のワークスペースの管理・運用を行うため，両方のワークスペースに参加する必要があると考えられます．

学外者と一緒に利用している既存のワークスペースがある場合

現在UTokyo Slack以外でお使いいただいている既存のワークスペースがあり，それを学外の方と一緒に利用している，という場合の対応について説明します．このような場合，概ね2通りの対応が考えられます．

• UTokyo Slackやコネクト機能を使わず，現在の無償利用・有償契約の各プランで引き続き利用する．
  • 有償機能（無制限のメッセージ参照など）を利用するためには個別の契約・支払いが必要となりますが，無償利用の範囲の機能で十分な場合や，個別の契約・支払いが可能な場合には，一つの選択肢となります．
  • 無償利用での過去のメッセージを参照できる範囲の制限に対しては，定期的にメッセージをエクスポートして別の場所で参照できるようにするといった方法で対応することも考えられます．なお，既に参照できなくなったメッセージについては，Slack社が提供している有料プランの無料トライアルで対応できる場合があるかもしれません．
  • 教育機関としての利用であれば，Slack社が実施している教育支援プログラムによる割引を受けられる場合もあると思われます．なお，教育支援プログラムの手続きについては「東京大学におけるSlack「教育支援プログラム」の申し込み」も参照してください．
• UTokyo Slackのワークスペースを新規に作成し，既存のワークスペースとの間で「コネクト」機能を使う．
  • 上で説明した学外の方用のワークスペースとして既存のワークスペースを使い，UTokyo Slackのワークスペースは新規作成する，という方法です．学内の構成員は基本的に，既存のワークスペースのアカウントを解除し，UTokyo Slackのワークスペースのアカウントに参加することになるでしょう．
  • UTokyo Slackのワークスペースと無償利用の外部ワークスペースとの間で「コネクト」機能を使う場合，UTokyo Slackのワークスペースにあるチャンネルを共有することしかできず，無償利用のワークスペースにある既存のチャンネルをそのまま共有することができません．そのため，既存のワークスペースが無償利用のワークスペースの場合，この方法ではこれまでのメッセージをそのまま引き続き参照することはできません．
    • これまでのメッセージについては，エクスポートして別の場所で参照できるようにするといった方法で対応することが考えられます．なお，既に参照できなくなったメッセージについては，Slack社が提供している有料プランの無料トライアルで対応できる場合があるかもしれません．
    • プログラムを使って，新規に作成したUTokyo Slackのワークスペースで既存ワークスペースのメッセージを擬似的に再現（移植）する，という方法も考えられます（UTokyo Slack説明会 パート2「既存ワークスペースの編入（移行）について」でも説明されています）．

操作手順

以下では，実際に「コネクト」機能を利用してチャンネルを共有する手順を説明します．UTokyo Slack内のワークスペースで行う手順と，外部（UTokyo Slack以外）のワークスペースで行う手順に分かれていますので，それぞれのワークスペースで順に作業を行ってください．

UTokyo Slack内のワークスペースでの操作手順

現在のUTokyo Slackで以下の手順を実行するためには，ワークスペースのオーナー権限または管理者権限を付与されている必要があります．

1. PCでワークスペースの画面を開いてください．
2. 共有したいチャンネルを開いてください．新たに作成したチャンネルでも既存のチャンネルでもかまいません．ただし，「#general」チャンネルは共有できません．
3. チャンネルの上部に表示されたチャンネル名を押してください．
4. 表示されたダイアログで「設定」タブを選択し，「Slack コネクト」の欄にある「リンクを共有する」ボタンを押してください．
5. 表示された画面で「リンクをコピーする」ボタンを押してください．
6. URLがコピーされるので，外部のワークスペースでの操作を行う方に伝えてください（※1人が両方のワークスペースに参加して作業する場合は，そのまま作業を続けてください）．

外部のワークスペースでの操作手順

1. UTokyo Slack内のワークスペースで操作を行った方から，「コネクト」用のURLを受け取ってください．
2. あらかじめチャンネルを共有したいワークスペースにサインインしておいてください．
3. 受け取ったURLにアクセスしてください．
4. 「Slackを始める」ボタンを押してください．
5. 「アカウントを選択して開始する」という画面になり，サインインしているワークスペースの一覧が表示されます．チャンネルを共有したいワークスペースを選び，「続行する」ボタンを押してください．
6. 「チャンネルを表示できるメンバーを選択」という画面が表示されます．「パブリック」「プライベート」の選択肢から希望する方を選び，「次へ」ボタンを押してください．※これはこのワークスペース（外部のワークスペース）側の設定を行うもので，UTokyo Slack内のワークスペース側の設定を変更するものではありません．
7. 「チャンネル名を設定する」という画面が表示されるので，チャンネル名を入力して「次へ」ボタンを押してください．※これはこのワークスペース（外部のワークスペース）側の設定を行うもので，UTokyo Slack内のワークスペース側のチャンネル名を変更するものではありません．
8. 最後に「チャンネルに参加する」ボタンを押すと，共有が完了します．

補足

• 「コネクト」機能は，通常は有償契約のワークスペース同士でしか使えませんが，UTokyo Slack（「Enterprise Grid」プラン）では，無償利用のワークスペースとの間でも「コネクト」機能が使えます．
• 無償利用では参照できる過去のメッセージの範囲に制限がありますが，「コネクト」機能で共有されたチャンネルは，無償利用のワークスペースから参照する場合でも，過去のメッセージを無制限に参照することができます．
• 「コネクト」機能を使っているワークスペースのメンバー間では，ワークスペースを越えてダイレクトメッセージを送信することも可能です．
• 外部（UTokyo Slack以外）のワークスペースが有償契約のワークスペースの場合，上の操作手順とは逆に，外部のワークスペースに存在するチャンネルをUTokyo Slackとの間で共有することも可能です．