はじめに
このページでは，OneDriveでファイルを共有する際におすすめの利用方法をケース別に説明します．
なお，OneDriveでファイルを共有する方法についての概要は「OneDriveでファイルを共有する」を参照してください．また，OneDriveの一般的な説明は「OneDrive」 ，基本的な使い方は「OneDriveの基本的な使い方」に記載されているので，あわせて参照してください．
加えて，ファイル共有方針の提案として生産性や安全性を高める使い方を説明するページ「クラウドストレージを用いた新しいファイル共有方針の提案」も必要に応じて参照してください．
ファイルの共有にOneDriveを用いる利点
まず，OneDriveには認証機能があるため，安全にファイルを共有することができます．学内のユーザーは東京大学のMicrosoftアカウントを利用することで，学外のMicrosoftアカウントを持っていないユーザーは確認コードの認証を行うことで，セキュリティが確保された状態でファイルを共有できます．
また，OneDriveを用いることで生産性の高い作業を行うことができます．会議ごとにフォルダ単位でファイルを共有することで，逐一ファイル単位の共有設定をしなくても複数人でフォルダを共同編集することが可能です．
ケース別の利用方法
学内とファイルを共有する場合
学内の関係者とファイル・フォルダを共同編集する場合
学内の関係者とファイル・フォルダを共同編集する場合は，フォルダを作成し，このフォルダに対して「選択したユーザー」へ「編集可能」のアクセス権限を付与した共有リンクを作成して，メールやチャットツール等で受信者に通知することを推奨します．これにより，ファイルを都度共有することなく，送信者と受信者との間でファイルの共同編集をすることができます．
具体的な手順は「OneDriveでファイルを共有する」の「共有リンクを新規作成する」を参照してください．
教職員の場合は，Microsoft TeamsのTeamsチームフォルダを利用して，学内の関係者とファイル・フォルダを共同編集することもできます．その際，OneDriveにTeamsチームフォルダのショートカットを作成することで，Microsoft TeamsのファイルにOneDriveからアクセスすることが可能です．これにより，OneDriveに作成したフォルダ内のファイルを共同編集する際とほぼ同じ方法でファイル・フォルダを編集することができます．
詳細は「Teamsチームフォルダ」の「OneDriveからアクセスする場合」を参照してください．
学内の関係者にファイルを公開する場合
学生や教職員等の学内関係者にファイルを公開する場合は，共有の対象とするユーザーの範囲を「The University of Tokyoのユーザー」にし，アクセス権の種類を「表示可能」にした共有リンクを作成して，メールやチャットツール等で受信者に通知することを推奨します．
具体的な手順は「OneDriveでファイルを共有する」の「共有リンクを新規作成する」を参照してください．
学内の不特定多数からファイルを受け取る場合
学内の不特定多数からファイルを受け取る場合は，フォルダを作成し，そのフォルダに対してファイル要求リンクを作成することを推奨します．ファイル要求リンクを受け取ったユーザーは，リンク先にアクセスすることで，リンク作成者のフォルダ内にファイルをアップロードすることが可能になります．
具体的な手順は「OneDriveでファイルを共有する」の「ファイル要求リンクを新規作成する」を参照してください．
- アップロードされたファイルにアクセスすることができるのは，フォルダの所有者に限られます．このため，機微な情報を含むファイルを受け取る場合にはこちらの方法を利用してください．
- ファイルを受け取るために作成したフォルダに，意図せず他のユーザーのアクセス権が付与されないよう注意してください．
- フォルダに対する共有リンクを作成した場合，このリンクを経由してそのフォルダの下層にあるすべてのファイルやフォルダにアクセスすることができます．そのため，「学内の関係者とファイル・フォルダを共同編集する場合」の項で述べたように関係者内でフォルダを共有している場合，共有しているフォルダの下に受け取り用フォルダを作成してしまうと，受け取り用フォルダにアップロードされたファイルを関係者全員が閲覧・編集することができてしまいます．このような状況が望ましくない場合には，共有しているフォルダから独立した場所に受け取り用フォルダを作成してください．
- 前述の「学内の関係者とファイル・フォルダを共同編集する場合」で述べた方法を利用して共有したフォルダにファイルをアップロードしてもらうことでも，ファイルを受け取ることができます．ただし，アップロードされたファイルは，フォルダのアクセス権を持つすべての人が閲覧・編集できてしまうため，機微な情報を含むファイルを受け取る場合には推奨されません．
学外とファイルを共有する場合
学外の関係者とファイルを共同編集する場合
学外の関係者に対してもファイルを共有することができます．学外の関係者とファイルを共同編集する場合は，「選択したユーザー」へ「編集可能」のアクセス権限を付与した共有リンクを作成して，メール等で受信者に通知することを推奨します．
なお，共有相手がリンクにアクセスすると，共有相手のメールアドレスにワンタイムパスコードが送信され，確認画面にパスコードを入力するよう要求されます．
具体的な手順は「OneDriveでファイルを共有する」の「共有リンクを新規作成する」を参照してください．
学外の関係者にファイルを公開する場合
学外の関係者にファイルを読み取り専用で公開する場合は，「すべてのユーザー」へ「表示可能」のアクセス権限を付与した共有リンクを作成して，メール等で受信者に通知することを推奨します．
具体的な手順は「OneDriveでファイルを共有する」の「共有リンクを新規作成する」を参照してください．
学外の不特定多数からファイルを受け取る場合
学外の不特定多数からファイルを受け取る場合は，フォルダを作成し，そのフォルダに対してファイル要求リンクを作成することを推奨します．ファイル要求リンクを受け取ったユーザーは，リンク先にアクセスすることで，リンク作成者のフォルダ内にファイルをアップロードすることが可能になります．
具体的な手順は「OneDriveでファイルを共有する」の「ファイル要求リンクを新規作成する」を参照してください．
- アップロードされたファイルにアクセスすることができるのは，フォルダの所有者に限られます．このため，機微な情報を含むファイルを受け取る場合にはこちらの方法を利用してください．
- ファイルを受け取るために作成したフォルダに，意図せず他のユーザーのアクセス権が付与されないよう注意してください．
- フォルダに対する共有リンクを作成した場合，このリンクを経由してそのフォルダの下層にあるすべてのファイルやフォルダにアクセスすることができます．そのため，「学外の関係者とファイルを共同編集する場合」の項で述べたように関係者内でフォルダを共有している場合，共有しているフォルダの下に受け取り用フォルダを作成してしまうと，受け取り用フォルダにアップロードされたファイルを関係者全員が閲覧・編集することができてしまいます．このような状況が望ましくない場合には，共有しているフォルダから独立した場所に受け取り用フォルダを作成してください．
- 前述の「学外の関係者とファイルを共同編集する場合」で述べた方法を利用して共有したフォルダにファイルをアップロードしてもらうことでも，ファイルを受け取ることができます．ただし，アップロードされたファイルは，フォルダのアクセス権を持つすべての人が閲覧・編集できてしまうため，機微な情報を含むファイルを受け取る場合には推奨されません．