離籍時のデータのバックアップについて

目次

このページでは,東京大学を離籍する際に,各種情報システムのデータをバックアップする方法について紹介しています.離籍時のUTokyo Account失効に関する注意事項については,「卒業・退職や所属変更によるアカウント失効についての注意」を参照してください.

卒業・退職等により東京大学から離籍する際には,UTokyo Accountが失効し,ZoomやECCSクラウドメール,Microsoft 365などの各種情報システムが利用できなくなります.アカウント失効後はシステムに保存されているデータにアクセスすることもできないため,必要に応じてデータのバックアップを取っておくようにしてください.その際,一度にバックアップできるデータの量が制限されているシステムもありますので,バックアップするデータの容量が大きい場合は,離籍前に十分な時間の余裕を持って行うことをおすすめします.

以下では,UTokyo Accountを使用している主要な情報システムのデータをバックアップする方法について説明します.ここで説明していないシステムもありますが,それらについても必要に応じてバックアップを取ってください.

なお,研究室や部署などで使用しているデータに関しては,データの所有権限を他の人に移譲することで,データの所有者が離籍した後もデータを利用し続けることができます.こちらの方法は,データをダウンロードしたり,共有リンクを変更したりする必要がなく,データの所有者がバックアップを取って他の人にデータを渡す方法よりも簡便ですので,あわせて検討してみてください.

Zoom

UTokyo Accountが失効すると,東京大学が提供しているZoomアカウントにサインインできなくなり,Zoomのクラウド録画に保存された動画にアクセスすることもできなくなります.失効した後にデータの復旧を行うことはできないので,必要に応じて,「クラウドレコーティングの管理と共有」を参考に動画をダウンロードしてください.

ECCSクラウドメール

東京大学から離籍すると,ECCSクラウドメールのアカウントが失効し,ログインすることができなくなります.必要に応じて,以下の3つの作業を行ってください.

各作業の詳細は以下で紹介しています.

Googleコンテンツのバックアップ

離籍後はECCSクラウドメールのアカウントにもサインインできなくなるため,ECCSクラウドメールのアカウントで利用していたGmailやGoogleドライブなどのデータにもアクセスすることもできなくなります.失効した後にデータの復旧を行うことはできないので,「卒業などに伴う,ECCSクラウドメールのデータバックアップについて」の手順に従って,確実にデータのバックアップを行ってください.

メールの転送設定

ECCSクラウドメールのアカウントが失効した後,ECCSクラウドメール宛に送信されたメールを読むことはできません.必要に応じて,「ECCSクラウドメールの転送設定について」を参考にECCSクラウドメール宛に送信されたメールを別のメールアドレスに転送する設定を行ってください.なお,転送設定はアカウントの失効から約180日後に自動的に無効となります.

アカウントの失効から約180日は,ECCSクラウドメール宛にメールを送信しても送信者にエラーメールが返りません.そのため,転送設定をしていない場合,ECCSクラウドメールが失効したことに送信者が気がつかない可能性があります.

ECCSクラウドメールをサインインに使用する外部アカウントの設定変更

ECCSクラウドメールのアカウントが失効すると,「Googleアカウントでサインイン」の連携機能によってサインインをしている外部アカウントは全て使用できなくなります.また,外部サービスのアカウントにECCSクラウドメールのメールアドレスを登録している場合,失効後にはパスワードの変更などが行えなくなる可能性があります.

そのため,他のアカウントと連携をさせたり,登録しているメールアドレスを変更するなどして,事前にECCSクラウドメールを使用せずにサインインできる状態にしてください.

OneDrive

UTokyo Accountが失効すると,東京大学が提供しているUTokyo Microsoft Licenseも利用できなくなり,したがってOneDriveに保存されたファイルにアクセスすることができなくなります.失効した後にデータの復旧を行うことはできないので,必要に応じて,「OneDrive や SharePoint からファイルとフォルダーをダウンロードする」を参考にデータをダウンロードしてください.

Windowsを使用している場合の注意

WindowsでOneDriveのファイルを同期して利用している場合,「デスクトップ」「ドキュメント」などのフォルダがOneDrive上に存在する場合があります.バックアップのためにOneDriveからダウンロードしたファイルは,OneDriveと同期されていないフォルダに保存してください.

ECCS端末

UTokyo Accountの失効後は,ECCS端末に保存されたデータにアクセスすることができなくなります.UTokyo Accountが有効である期間中に,データのバックアップを取ってください.

ECCS端末内のデータを自身の端末に保存するにあたっては,USBメモリを経由する方法のほか,WevDAV環境を利用する方法もあります.

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