UTokyo Slackの詳細な仕様や設定について

このページでは，UTokyo Slack（Slackの「Enterprise Grid」プラン）に特有の仕様や，オーガナイゼーション単位の設定により制限している機能などの詳細について，説明します．なお，設定の改善が必要な点などにお気づきの際は，サポート窓口のメールフォームからご連絡ください．

最近の主な更新履歴は次のとおりです．今後も必要に応じて説明を追加していきます．

2024-03-11 システム変更に伴い，「UTokyo Accountが変わる場合にUTokyo Slackのアカウントを継続利用する手続き」の内容を修正し，名称を「学生から教職員になるとき・教職員から学生になるときについて」に変更
2023-03-27 「UTokyo Accountが変わる場合にUTokyo Slackのアカウントを継続利用する手続き」を追加
2023-01-16 「マルチワークスペースチャンネルについて」を追加
2022-09-08 「カスタム絵文字について」「プロフィールについて」「ゲスト機能について」を追加

「カスタム絵文字」について

Enterprise Gridプランの仕様上，「カスタム絵文字」はUTokyo Slack全体に追加することしかできず，特定のワークスペースだけに追加するということはできません．

UTokyo Slackでは，各ワークスペースの責任者（オーナー・管理者の権限を持つ方）がカスタム絵文字を追加することができるように設定しています．カスタム絵文字を追加する際は，東京大学の多様な構成員の目に触れるものであることを踏まえ，適切に利用してください．※ワークスペースのオーナー・管理者権限については，「UTokyo Slackにおけるワークスペースの作成と運用」ページの該当箇所をご参照ください．

なお，カスタム絵文字の削除は，自身が追加したものについて，ワークスペース画面左上のメニュー「ツールと設定」にある「ワークスペースをカスタマイズする」で開く画面から行えます．

プロフィールについて

UTokyo Slackを利用する際には，プロフィールを適切に設定することをおすすめします．特に，プロフィール内の「表示名」の項目は，通常メッセージなどにあなたの名前として表示される情報ですが，システムの仕様上，初期状態では10桁の共通IDになってしまっていますので，他の人に分かるような名前を設定すると良いでしょう．

プロフィールを変更する手順は以下の通りです（PCで利用している場合）．

画面左下にある人のマークを押してください．
メニューが表示されるので，「プロフィール」を選んでください．
自分の名前の右横に表示されている「編集」を押してください．
編集画面が開き，プロフィールの各項目を変更できます．最後に右下の「変更を保存」ボタンを押してください．

なお，Enterprise Gridプランの仕様上，UTokyo SlackのプロフィールはUTokyo Slack全体で共通となっており，ワークスペースごとに異なる内容に設定することはできないので，注意してください．

また，プロフィールに関して，ワークスペースの管理・運用を担当される方においては，以下もご確認ください．

上記の仕様を踏まえ，ワークスペースのメンバーに対しプロフィールの記載について詳細な指示をすることは避けるようにお願いします．
プロフィールに関連する機能「カスタムプロフィールフィールド」についても，UTokyo Slack全体で設定することしかできず，各ワークスペースごとに設定を行うことができないため，ご利用いただけません．

学生から教職員になるとき・教職員から学生になるときについて

従来，UTokyo Accountは学生用と教職員用で別々に管理・付与されていました．学生から教職員になる方，教職員から学生になる方は，それに際してUTokyo Accountが別のものに変わるため，「繋ぎ替え」の手続きが必要でした．

2024年2月27日以降は，学内で身分が変わる場合にUTokyo Accountが変わることはなくなりましたので，引き続き同じアカウントでUTokyo Slackを利用することができます．

※UTokyo Accountの取り扱いに関する詳細は「卒業・退職や所属変更によるアカウント失効についての注意」を参照してください．

「ゲスト」機能について

（※この項目はワークスペースの管理・運用を担当される方向けです）

Slackには，有償機能として「ゲスト」機能がありますが，次の理由により，UTokyo Slackではご利用いただけません．

学外者（UTokyo Accountを持っていない方）については，ゲストの一種である「マルチチャンネルゲスト」が料金の請求対象となってしまうため，利用できません．なお，別の種類のゲストである「シングルチャンネルゲスト」については料金の請求対象となりませんが，シングルチャンネルゲストのみを可能にするような設定ができないため，シングルチャンネルゲストを含めたゲスト機能全体を利用できない形としています．
- 学外者と一緒にSlackを利用したい場合，外部のワークスペースと連携する「コネクト」という機能の利用がひとつの方法かもしれません（ただし，通常のワークスペースと使い勝手が同様ではなく，常におすすめできるわけではありません）．詳細は「「コネクト」機能を用いて学外者と一緒にUTokyo Slackを利用する」を参照してください．
学内者（UTokyo Accountを持っている構成員）については，ゲストでは複数のワークスペースに参加できないため，通常メンバーとして利用していただくことにしています．
- 学内者を特定のチャンネルのみに参加させたい場合は，「コネクト」機能を利用して外部（UTokyo Slack以外）のワークスペースにチャンネルを共有し，外部のワークスペース側から参加してもらう，という方法は考えられます．

「マルチワークスペースチャンネル」について

「マルチワークスペースチャンネル」とは

「マルチワークスペースチャンネル」とは，UTokyo Slack内で複数のワークスペースを連携するための機能で，ワークスペース間で共有されたチャンネルを作成できるというものです．通常，Slackのチャンネルはある1つのワークスペースの中に存在しますが，「マルチワークスペースチャンネル」機能でチャンネルの共有を行うと，1つのチャンネルが複数のワークスペースに共通して存在するような状態になります．これにより，別々のワークスペースにいるメンバーが，ワークスペースを越えてやり取りできるようになります．「コネクト」機能と類似の機能ですが，UTokyo Slack内のワークスペース同士でチャンネルを共有したい場合，「コネクト」機能は利用できず，この「マルチワークスペースチャンネル」の機能を使うことになります．

「マルチワークスペースチャンネル」機能には，UTokyo Slack全体の利用に影響を及ぼす仕様があります．具体的には，チャンネルをマルチワークスペースチャンネルにした際に，そのチャンネルと同じチャンネル名がUTokyo Slackのすべてのワークスペースで使えなくなる，というものです．このため，UTokyo Slackでは，制約のある形になってしまいますが，一定の運用ルールの下でご利用いただく形とします．

なお，上記の仕様のため，「マルチワークスペースチャンネル」機能を利用していないワークスペースであっても，特定のチャンネル名が使えない（チャンネルの作成・名前変更時にエラーになる）という状況が生じることがあります．UTokyo Slack全体のワークスペース利用と，「マルチワークスペースチャンネル」機能が必要な方のニーズの，双方のバランスが取れるように運用していきたいと考えていますので，ご理解をお願いいたします．また，チャンネル名を使えないことで利用に支障が生じた場合は，適宜調整を行いますので，ワークスペースのオーナー・管理者の方から連絡フォームでご連絡ください．

運用ルールの基本（利用開始など）

マルチワークスペースチャンネル機能でチャンネルを共有する際は，そのチャンネルの管理を担当する代表ワークスペースを定めていただきます．変更の際などは，この代表ワークスペースから手続きを受け付けます．
マルチワークスペースチャンネル機能で共有チャンネルにするチャンネルのチャンネル名について，名前のルールを設けます．
- 具体的には，チャンネル名の先頭または末尾に，ハイフンまたはアンダースコアで区切って，そのチャンネルの代表ワークスペースURL（ example.slack.com の example の部分）を含めることをルールとします．
- たとえば，代表ワークスペースが example.slack.com の場合，以下のようなチャンネル名が利用できます．
  - #example-channel-name
  - #channel-name-example
  - #another-channel-name_example
マルチワークスペースチャンネル機能は，一定の手続きを行った上で利用できるものとします．
- 手続きは，連絡フォームにて受け付けます．チャンネルを共有したいワークスペースごとに，それぞれ責任者（オーナーまたは管理者の権限をお持ちの方）がフォームを送信してください．全体では共有したいワークスペースの数だけフォームが送信されることになります．
- 連絡の際は，次の内容を含めてください．
  - 共有したいワークスペースすべてのURL
  - 代表ワークスペースのURL
  - マルチワークスペースチャンネルにしたいチャンネルが現在存在するワークスペースのURL
  - マルチワークスペースチャンネルにしたいチャンネルのチャンネル名・チャンネルID（チャンネルIDは，サイドバーでチャンネル名を右クリックして「チャンネル詳細を表示」を押すと開くダイアログの最下部に表示されています）
マルチワークスペースチャンネル機能でチャンネルを共有した後は，そのチャンネルのアーカイブやチャンネル名変更の操作を絶対に行わないでください．また，代表ワークスペースのURL変更も行わないでください．これらの操作が必要な場合は，下の説明を参照して対応してください．

運用ルールの詳細（変更の手続きなど）

マルチワークスペースチャンネル機能で共有されているチャンネルに関し，変更の必要な事項がある場合は，連絡フォームから手続きしてください（Slackの画面上で操作ができる場合でも行わず，必ずフォームを利用してください）．
- 具体的な変更の内容は，次のようなものです．
  - チャンネル名の変更：代表ワークスペースの責任者から連絡してください．
  - 代表ワークスペースの変更：新旧の代表ワークスペース双方の責任者からそれぞれ連絡してください．また，チャンネル名のルールを満たすよう，チャンネル名の変更を同時に行ってください．
  - チャンネルを共有するワークスペースの追加：代表ワークスペースおよび追加したいワークスペース双方の責任者からそれぞれ連絡してください．
  - チャンネルが共有されているワークスペースの脱退：代表ワークスペースまたは脱退するワークスペースどちらかの責任者から連絡してください．代表ワークスペースが脱退したい場合は，新たな代表ワークスペースを定め，同時に代表ワークスペースの変更も行ってください．
- 連絡を行っていただく「ワークスペースの責任者」とは，そのワークスペースでオーナーまたは管理者の権限をお持ちの方のことです．
- 連絡の際は，変更内容のほか，変更が必要なチャンネルのチャンネル名・チャンネルIDをお知らせください．
- 変更によってチャンネル名などのルールを逸脱することになるような変更はできません．
マルチワークスペースチャンネル機能で共有されているチャンネルの代表ワークスペースがワークスペースURLを変更したい場合は，Slackの画面上で操作で行うのではなく，連絡フォームから手続きしてください．
- 連絡の際は，新旧のURLの情報をお知らせください．また，そのワークスペースの責任者（オーナーまたは管理者の権限をお持ちの方）から連絡してください．
- チャンネル名のルールを満たすように，共有チャンネルのチャンネル名変更を同時に行うことを前提とします．
マルチワークスペースチャンネル機能で共有されているチャンネルからワークスペースが脱退し，共有されている（参加している）ワークスペースが1つになった場合も，チャンネル名などのルールは引き続き適用されるものとします．そのチャンネルと同じチャンネル名がUTokyo Slack内で使えないという制約が継続してしまうというSlackの仕様のためです．マルチワークスペースチャンネルではない状態（ルールが適用されない状態）に戻す方法はありませんので，ご了承ください．
マルチワークスペースチャンネル機能で共有されているチャンネルを「アーカイブ」しても，そのチャンネルと同じチャンネル名がUTokyo Slack内で使えない制約は継続してしまいます．このことを踏まえた管理の都合上，「アーカイブ」の操作は行わないようお願いします．
- 「削除」の操作は差し支えありませんので，代わりにこちらを利用できないか検討してください．ただし「削除」では，「アーカイブ」と異なって，操作後はそのチャンネルのメッセージを参照することができなくなりますので，ご注意ください．
- どうしても「削除」ではなく「アーカイブ」の操作が必要な場合，代表ワークスペースの責任者から連絡フォームでご相談ください．
マルチワークスペースチャンネル機能と「コネクト」機能は併用が可能です．すなわち，外部（UTokyo Slack以外）のワークスペースとUTokyo Slack内の複数のワークスペースとの間でチャンネルを共有したい場合は，2つの機能を併用する形で利用することになります．ただし，マルチワークスペースチャンネル機能が設定されたチャンネルに対して「コネクト」機能を設定するためには，UTokyo Slack全体の管理権限による承認が必要となります．以下の手順で操作を行ってください．
1. マルチワークスペースチャンネル機能が設定されたチャンネルについて，「コネクト」機能の操作手順を行ってください．最後に「UTokyo Slackの管理者による承認待ち」といったメッセージが表示されれば，このステップは終了です．
2. マルチワークスペースチャンネルの代表ワークスペースの，オーナーまたは管理者の権限をお持ちの方が，連絡フォームから以下の事項を送信してください．
  - 「コネクト」機能を設定したいマルチワークスペースチャンネルのチャンネル名
  - 「コネクト」機能の操作手順を行った日時
3. 承認の操作が行われ次第，その旨がフォームを送信した方のECCSクラウドメールに通知されますので，しばらくお待ちください．